Usar Gmail como un Maestro

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Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más famoso en el mundo (Si por mi fuese, yo diría el más famoso). Tiene una gran cantidad de utilidades y herramientas que te ayudan a gestionar tu correo de forma fácil y práctica. Aquí aprenderás unos cuantos trucos para poder gestionar tu bandeja Like a Boss! ¿Estás list@?

 

Usa etiquetas para diferenciar tus emails

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Esto es como el pan y mantequilla. Nos vamos a la era en que los empleados marcaban carpetas de archivos con etiquetas de colores y nombres. Así que, si tienes una gran cantidad de correo en tu bandeja de entrada, es tiempo que apliques etiquetas:

Primero selecciona una (o más de una) conversación de tu bandeja de entrada:

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Luego haces click en el botón Etiquetas que está arriba de la bandeja de entrada

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En el menú que aparece podrás elegir entre etiquetas existentes o escribir el nombre para una nueva etiqueta. Al finalizar sólo debes hacer clic en el botón Crear Etiqueta si estás escribiendo un nombre nuevo o Aplicar si estás seleccionando una etiqueta existente.

Aparecerá un mensaje preguntando si deseas crear la etiqueta como una etiqueta principal o sub-etiqueta perteneciente a otra. En cualquiera de los casos, darás click en Crear para finalizar.

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Notarás que ahora la conversación o correo que seleccionaste posee una etiqueta nueva al lado del Asunto.

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Tranquil@, yo se lo que estás pensando:

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No te preocupes, tenemos una solución para eso..

 

Usando Filtros para el trabajo tedioso

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Con los filtros podrás gestionar grandes cantidades de correos en pocos segundos. Para poder hacerlo, haremos uso del cuadro de búsqueda, específicamente el botón ubicado al extremo del campo:

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Esto abrirá un menú con varios campos para personalizar la búsqueda que necesitamos:

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  • Los dos primeros campos (‘De’‘Para’) indican el emisor y el destinatario. Allí se pueden colocar correos electrónicos o nombres de contactos para que Gmail permita mostrarte las coincidencias.
  • El campo ‘Asunto’ habla por sí solo, ¿verdad? Si quieres filtrar correos cuyo asunto tengan palabras específicas, lo incluyes aquí.
  • El campo ‘Contiene las palabras’ permite colocar palabras claves que estén en todo el cuerpo del correo.
  • ‘No contiene’ hace exactamente lo opuesto: Excluirá correos que tengan palabras específicas.
  • ‘Contiene archivos adjuntos’ busca solamente correos que tengan archivos adjuntos.
  • ‘No incluir chats’ permite excluir todos los mensajes de Hangouts.
  • ‘Tamaño’ permite especificar el peso en MB de un correo en específico.
  • Rango de Fechas’ permite traer correos que se encuentren en un período de tiempo.

Normalmente tienes la opción de presionar ‘Ok‘ y obtener la búsqueda, pero esta vez haremos una excepción y haremos clic en la opción ‘Crear un filtro con estos criterios de búsqueda’

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Y cuando tenga la búsqueda, ¿qué?

Al hacer clic en la opción anterior, Gmail realizará la búsqueda de todos los correos que cumplan con el criterio de búsqueda, pero mostrará también un segundo diálogo en donde podrás decirle a Gmail que hacer cuando se reciba un correo que cumpla con tu criterio:

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Como podrás ver, tienes una gran cantidad de opciones para gestionar automáticamente el correo que recibas con tu criterio. Puedes archivar automáticamente el correo, aplicar una etiqueta en particular, eliminar el correo, entre otras opciones.

Una vez que hayas decidido qué hacer con los correos entrantes, puedes hacer clic en la opción ‘Crear filtro’. Adicionalmente, puedes aplicar la configuración para los correos existentes (el resultado de la búsqueda inicial).

Puedes repetir el mismo proceso para todos los tipos de correos que tengas en tu bandeja (y que seguirás recibiendo).

 

Usando las Categorías

Puedes activar las pestañas de categorías, que te permitirán organizar tu bandeja de entrada mejor dependiendo de la clase de correo que recibas. Puedes activarlas a través de la opción ‘Configurar bandeja de entrada’.

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Esta opción permitirá activar/desactivar categorías como pestañas para visualizarlas en la bandeja de entrada:

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Puedes incluso decidir si los correos destacados se muestren en la pestaña principal.

 

Ahora que tienes estos tips, puedes gestionar mejor tu correo electrónico y también ahorrarás tiempo, tiempo que podrás usar en otras actividades. Enjoy it!

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